Сотрудники ГК «СофтЭксперт» создали комплексную информационную систему на базе «1С: Управление холдингом» для автоматизации процессов формирования управленческой отчетности, подготовки и консолидации бюджетов организаций, входящих в холдинг ООО «ТОР». За счет функционала программного продукта 1С сотрудники холдинга получили большие возможности по анализу плановых и фактических данных в разрезе требуемой аналитики.

Холдинг «ТОР» — промышленная группа, которая объединяет отечественные предприятия, занимающиеся выпуском военной и гражданской продукции. Предприятия холдинга расположены в разных регионах РФ, от Тулы до Находки, поэтому для эффективного управления разделены на дивизионы.

Диверсификация производств обеспечивает устойчивость компаний на рынке труда, а также использовать технический комплекс ОПК для производства гражданской продукции. По состоянию на 2023 год деятельность компании включает направления:

• оборонно-промышленный комплекс,
• растениеводство,
• судостроение и судоремонт,
• производство воды,
• розлив алкогольной продукции.

Для реализации задач управления в холдинге был разработан и использовался комплект бюджетных форм с правилами заполнения, которые заполняли все предприятия. Затем полученные данные консолидировались и обрабатывались в центре. Все это выполнялось вручную, через Excel. Страдало как качество данных (одна и та же аналитика каждым предприятием могла быть записана по-разному), так и сроки бюджетного процесса, так как контролировать сроки сдачи нескольких десятков форм для нескольких десятков предприятий достаточно сложно.

На предприятии использовалась для ведения учета система на базе «1С:Бухгалтерия», но функционала ее для реализации управления всем холдингом не хватало. Было принято решение о внедрении специализированной системы для решения задач получения управленческой отчетности и бюджетов от всех предприятий в автоматизированном виде.

Цель — создание комплексной автоматизированной системы для сбора и формирования управленческой отчетности, а также подготовки и консолидации бюджетов организаций холдинга.

Для реализации данной цели необходимо было решить следующие задачи:

• Обеспечить единообразие нормативно-справочной информации (аналитики), используемой для подготовки бюджетов.
• Подготовить и настроить формы бюджетов.
• Автоматизировать бюджетный процесс: последовательность подготовки бюджетов, их согласование.
• Автоматизировать процесс формирования внутригрупповых оборотов (ВГО).
• Обеспечить работу пользователей в общей системе «1С:ERP Управление холдингом».

На подготовительном этапе проекта сотрудники «СофтЭксперт» провели консультацию для заказчика, чтобы подобрать программное обеспечение с учетом актуальных задач и перспектив развития холдинга. Для проекта выбрали «1С:Управление холдингом 8», так как это ПО содержит необходимые функциональные возможности для комплексной автоматизации процессов сбора и формирования управленческой отчетности, позволяет эффективно решать задачи управления финансами в сложном ИТ-ландшафте территориально распределенного холдинга.

После доставки программных продуктов в офис заказчика и установки, приступили к сбору требований пользователей к автоматизированной системе, настройке бюджетных форм и регламентов подготовки отчетности. Были созданы наборы прав пользователей и проведено обучение. Для удобства работы сотрудников оформлено сопровождение 1С:ИТС.

В ходе внедрения «1С:Управление холдингом 8»» специалисты автоматизировали следующие направления деятельности:

• Бюджетирование, финансовое планирование (запуск процессов по вводу плановых и фактических данных, рассылка оповещений участникам бюджетного процесса, согласование и утверждение бюджетов).
• Консолидация данных (сбор данных ВГО, проверка ВГО, консолидация данных).
• Ведение нормативно-справочной информации холдинга.

Наши специалисты перенесли в «1С:Управление холдингом» данные существовавшей ранее системы ведения учета на базе «1С:Бухгалтерия», исправили недочеты и критические ошибки, выполнили доработки по функционалу.

Для подчиненных организаций создан доступ в общую базу, в которой они должны заполнять свои данные по бюджетам и отправлять на согласование. Единый бюджетный процесс регламентирует сроки подготовки бюджетов и очередность.

В результате работа с бюджетами стала более прозрачной, появилась контролировать, кто на какой стадии находится, и управлять всем процессом, что позитивно отразилось в том числе на актуальности данных и оперативности из получения.

Установленная система принята в промышленную эксплуатацию с 01 апреля 2023 года. Срок реализации 9 месяцев.

Внедренный программный продукт успешно функционирует в ООО «ТОР». На момент написания кейса продолжается консультационная и методическая поддержка пользователей программы, запущен процесс формирования бюджетов на новый отчетный период.

Внедрение «1С:Управление холдингом» позволило:

• автоматизировать 50 рабочих мест;
• заменить работу по сбору управленческой отчетности в Excel на современную информационную систему;
• перевести строковые значения файлов-excel в справочники холдинга для контроля администраторов НСИ;
• сократить время консолидации отчетности, поиска и исправления ошибок в отчетах.

Комплексная информационная система охватывает все организации холдинга, которые теперь работают в одной базе данных, по единым шаблонам бюджетных форм с использованием общих справочников. За счет функционала программного продукта 1С сотрудники холдинга получили большие возможности по анализу плановых и фактических данных в разрезе требуемой аналитики.

Для автоматизации процессов в холдинге или компании с разветвленной сетью филиалов важно на подготовительном этапе провести комплексный аудит, чтобы понять, как устроен обмен данным и работа с учетной системой. Задачи по внедрению формируются с учетом особенностей существующих бизнес-процессов, намечаются планы для их уточнения и доработки, а уже после подбирается программное решение, которое позволит эффективнее дорабатывать систему.