Создали единую конфигурацию 1С:ЗУП КОРП для предприятий холдинга, чтобы адаптировать информационную систему под особенности заводов, а также сделать обслуживание и поддержку проще, дешевле и быстрее.
400
автоматизированных рабочих мест
67
доработок типовой конфигурации
60%
снижение трудозатрат подготовку документов
38%
сокращение производственных издержек
Клиент
Акционерная компания «Туламашзавод» производит гражданскую продукцию широкого профиля (малокубатурные универсальные дизели, дизель-генераторные установки, дизель-насосные агрегаты, мобильные пожарные установки и др.).
С целью сокращения времени на подготовку производства применяется сквозное автоматизированное проектирование изделий и оснастки — от дизайна до разработки управляющих программ для станков с ЧПУ. Среднесписочная численность сотрудников 3800 человек.
В 2009 году предприятие получило «Благодарность Президента РФ за большой вклад в развитие отечественного машиностроения и достигнутые трудовые успехи».
Цель и задачи
Цель проекта — настройка и адаптация системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» («1С:ЗУП КОРП») в рамках построения единой среды на платформе «1С:Предприятие».
Задачи:
- Внедрить новые инструменты и методы учета и управления, базирующиеся на современных информационных технологиях.
- Повысить качество и оперативность получения информации для принятия управленческих решений.
- Предотвратить потери от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации.
- Создать единую информационную базу предприятия и устранить дублирование операций при вводе информации, увеличить эффективность коммуникации подразделений.
- Снизить трудозатраты, повысить скорость обработки информации всех участников системы учета, планирования и управления.
- Уменьшить влияние человеческого фактора за счет снижения количества ручных операций и ошибок при отражении хозяйственных операций.
- Повысить контроль за основными бизнес-процессами предприятия.
- Выстроить информационный обмен между «1С:ЗУП КОРП», «1С:Бухгалтерия» и «1С:MDM».
Ситуация до начала проекта
Основной запрос состоял в переводе ключевых бизнес-процессов на единую технологическую платформу «1С:Предприятие». В программе стороннего разработчика, которую использовал заказчик, уже был выполнен ряд доработок с учетом специфики бизнес-процессов. Также на одном из предприятий было самостоятельно проведено внедрение программного продукта «1С» для расчета заработной платы и управления кадрами.
На предприятии взят курс на выстраивание ИТ-архитектуры из программных продуктов «1С» как наиболее устойчивой к воздействию внешних факторов модели. С целью реализации Дорожной карты единых проектов в области информационных технологий в группе предприятий, необходимо было создать единую конфигурацию для тиражирования. Внедрение новой системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы должно было повысить скорость расчета заработной платы и снизить человеческий фактор при выполнении финансовых начислений.
Архитектура решения до внедрения
Решение
Создание единой конфигурации с модулем настройки функционала
Холдинги часто сталкиваются с проблемами адаптации системы под специфику работы предприятий холдинга, обновления и поддержки информационной системы. Это связано с тем, что бизнес-процессы предприятий имеют свои особенности (разные виды оплаты, структура работы и др.). В случае обновлений нужно отдельно тестировать доработки, отслеживать и исправлять ошибки в разных конфигурациях. Получается долго, дорого и сложно.
На подготовительном этапе в этом проекте мы посетили одно из предприятий холдинга, провели комплексный аудит для анализа доработок, поговорили с ключевыми пользователями системы для оценки актуальных потребностей, а по итогам аудита договорились с заказчиком о правилах работы в едином поле и требованиях к единой конфигурации.
Мы написали конфигурацию, которая размещается в общем хранилище, чтобы предприятия могли централизовано обновляться до текущей версии. Отдельный модуль с настройками, куда загружается весь доработанный функционал, позволяет администраторам в специальном меню выбирать ни включать необходимые для расчетов на их заводе функции.
Если на заводе не ведут сдельные работы, у них другой принцип оплаты труда, администратор просто отключает в своей версии этот блок, чтобы он не мешал. Или у завода есть финансовые лимиты по госзаказам, в которые они четко должны попадать по оплате труда. Для этого им нужно сделать разделение зарплаты на отдельные ведомости, под эти денежные лимиты. Это конкретная задача одного из заводов, соответственно, у других она отключается.
Работа с вакансиями, медосмотрами, кандидатами
Особенностью проекта было то, что для предприятия заказчика критически важно отслеживать процессы набора персонала, возобновления штатного расписания и другой информации, влияющей на регламентированную производительность труда.
Для оперативного сбора информации и формирования аналитики по состоянию штата мы создали отдельное автоматизированное рабочее место (АРМ). С его помощью сотрудники отдела кадров могут оперативно предоставлять руководству аналитику по уровню заполнения штата: кандидатах на должности, их количестве и статусе. Например, если на вакантную позицию уже взяли человека и он проходит медосмотр, это отображается в системе.
Стандартизация бизнес-процессов, подготовка инструкций и обучение сотрудников
Создание единой конфигурации было бы невозможно без стандартизации процессов. В рамках проекта мы подготовили более 80 детальных инструкций с примерами для пользователей доработанного функционала и провели обучение более 500 сотрудников.
Для обучения использовали гибридный метод: сертифицированные видеоуроки «1С» с параллельным комментированием специалистами «СофтЭксперт» того, что отображалось на экране. Это позволило сразу разобрать возникающие вопросы и сложности, чтобы сотрудники быстрее адаптировались к новой системе, а количество возможных ошибок в процессе промышленной эксплуатации существенно снизилось.
Архитектура решения
В процессе внедрения создали новую схему обмена информацией между системами. Данные из «1С:Зарплата и управление кадрами КОРП» передаются в специальные базы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» и «1С:Бухгалтерия» (на схеме — 1С:БП) для формирования проводок, а из «1С:Бухгалтерия» информация по способам отражения передается в «1С:ЗУП», что позволило решить проблемы, связанные с двойным вводом данных в разные системы. Также специалисты сделали единые настройки и стандартизировали информационный обмен с банковскими системами.
В рамках проекта внедрения программы для расчета заработной платы и управления персоналом на базе «1С:Предприятие»:
- разработано 80 печатных форм и отчетов;
- выполнено 67 доработок типовой конфигурации;
- разработано, подготовлено и согласовано 25 документов подтверждающий результат и позволяющих закрыть этапы проекта.
Архитектура решения после внедрения
Результат
Создание единой среды для совместной работы кадровой службы, отдела труда и заработной платы, расчетного отдела позволило выработать новую методологию для разработки и внедрения корпоративных стандартов.
В ходе проекта обозначены владельцы бизнес-процессов, которые стали носителями информации, отвечающими за ее полноту, достоверность и актуальность. За счет детальной проработки матрицы прав доступа с учетом особенностей предприятия максимально снижены риски и угрозы, связанных с несанкционированным доступом к конфиденциальной информации.
Расширенный пул аналитики позволяет руководству компании сконцентрировать внимание на основных бизнес-процессах, применять при необходимости корректирующие действия, а также выявлять недостатки и узкие места бизнес-процессов.
За счет автоматизации контрольных точек в системе удалось сократить задержки, связанные с передачей документации и внесением информации в базу.
Экономические эффекты внедрения:
-
60%снижение трудозатрат на поиск и подготовку документов,
-
30%снижение трудоемкости расчетов зарплаты в бухгалтерской программе,
-
24%сокращение расходов на материальные ресурсы,
-
38%сокращение производственных издержек,
-
42%ускорение получения управленческой отчетности,
-
15%ускорение получения регламентированной отчетности,
-
18%сокращение операционных и административных расходов.
