Переход на КЭДО для автомобильного завода «Хавейл» с более чем 4000 сотрудников

Мы сотрудничаем с заказчиком с 2016 года, когда в Тульской области создали офисное подразделение. Ранее мы частично автоматизировали документооборот (планирование закупок и учета договоров), а также внедрили программное решение для расчета заработной платы и управления персоналом на платформе «1С:Предприятие». Поэтому, когда руководство предприятия решило автоматизировать кадровый документооборот, оно обратилось в «СофтЭксперт».

Завод «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» занимает обширную территорию 216 га. Для решения кадровых вопросов за каждым цехом был закреплен офис-ассистент, который лично обходил цеха или, если работника не удавалось найти, обращался к непосредственному руководителю сотрудника, чтобы тот передал приглашение в отдел кадров. С учетом численности работников бумажный документооборот, включая затраты на закупку бумаги и ведение архива, был колоссальных объемов и сложности.

Для решения задачи автоматизации кадрового документооборота выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в единую информационную систему предприятия, имеет лицензию на 5000 сотрудников и возможность доработки силами штатных программистов.

Чтобы решить первую, запланировали поэтапный переход, совместно с руководством проводили обучение и рассказывали о преимуществах использования КЭДО в рассылках, в соцсетях компании. Для сотрудников без смартфонов в будущем планируется установка рабочих станций в цехах, чтобы они могли подать заявление или подписать документы.

Другая особенность связана с наличием сотрудников, говорящих на разных языках (русском, китайском, английском). Так как завод является структурным подразделением частного автомобилестроительного холдинга Great Wall Motors (КНР), среди сотрудников, особенно в офисе, большой процент представителей Китая.

Всего для перехода на КЭДО было разработано и переработано 46 печатных форм. Доработаны документы «Материальная помощь», «Больничный лист», «Оплата по среднему заработку», «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», «Отпуск по уходу за ребенком», «Перенос отпуска», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Изменение графика работы списком», «Кадровый перевод», «Отгул», «Отпуск».

Для всех перечисленных выше документов, чтобы практически полностью исключить ручные корректировки печатных форм была добавлена дополнительная область «Дополнительные данные для печати (КЭДО)». В некоторых просто основание, например, в документе «Кадровый перевод», «Отпуск» или «Изменение графика работы списком» или «Отпуск по уходу за ребенком». Для некоторых типов документов, например, «Оплата по среднему заработку» доступно занесение шаблонов оснований для их последующего использования, в других — более крупные для конкретного вида заявления свои.

В тестовом режиме запущена система взаимодействия для возможности сотрудников связаться с кадровой службой и задать вопрос по конкретному документу «в одном окне». В планах в рамках системы взаимодействия создать бота помощника по подаче документов и доступного функционала.

На панель управления КС добавлена возможность включать или отключать типовые заявления, которые по виду подачи кардинально отличаются от наших. Выполнена доработка, благодаря которой доступ к изменению документов после отправки в КЭДО блокируется только для кадровика, а для расчетчика остается доступным для выполнения расчета «Материальная помощь», «Отгул», «Оплата по среднему заработку», «Больничный лист».