Комплексная автоматизация производственного предприятия с 1С:ERP для работы с госзаказами

Предприятия с небольшим объемом производства чаще всего используют отдельные решения для регламентированного учета, в то время как оперативный учет ведется вручную и полуавтоматически. Это тормозит масштабирование и может создавать сложности при переходе на работу с ГОЗ. В кейсе «ЦентрНасосСервис» рассказываем о переходе на ERP-систему и возможностях автоматизации для небольшого предприятия.

Ситуация до внедрения

Предприятие заказчика, расположенное в Ясногорске, выросло из одного цеха и ранее производило небольшой объем продукции, поэтому для ведения учета они использовали только «1С:Бухгалтерия». Но после того, как порядка 90% производимой продукции стали составлять госзаказы, стало очевидно, что требуется другое программное решение.

Отчетность по ГОЗ имеет строгие стандарты и требования, и сотрудники заполняли необходимую отчетность вручную. Это занимало много времени и нередко приводило к кассовым разрывам из-за задержек в подаче отчетности, хотя фактически все работы были выполнены.

После обследования бизнес-процессов предприятия мы выделили ряд проблем, которые можно условно разделить на три группы:

1. Ручной ввод и учет на бумажных носителях. Оперативный учет производства, как и процесс планирования производства не были автоматизированы, документы и отчеты формировались вручную или в сторонних программных продуктах. Учет выработки сотрудников велся на бумажном носителе, с последующим занесением информации в «1С:Зарплата и управление персоналом».
2. Ограниченность функционала программного продукта. «1С:Бухгалтерия» — это решение для регламентированного учета. В нем нет блоков для работы с производством, поэтому часть бизнес-процессов технически было невозможно автоматизировать. Например, обеспечение потребностей в материальных ресурсах, учет полуфабрикатов, раздельный учет для ГОЗ по каждой единице продукции.
3. Частичная настройка ПП для работы. Выполненных настроек не хватало, чтобы закрыть потребности предприятия. Так, в «1С:Бухгалтерия» вели оперативный складской учет, но использовали доработанную ордерную схему учета. Процесс выставления счетов на оплату был, но согласование этих счетов не автоматизировано. Не хватало настроек для ограничения редактирования счетов учета в первичных документах.

Руководству предприятия было очевидно, что требуется комплексное решение для организации раздельного учета по ГОЗ в соответствии с требованиями законодательства, оперативного планирования производства, управления обеспечением потребностей, ведения позаказного учета производства и взаиморасчетов с клиентами.

Цель и задачи

Цель — переход с действующей системы «1С:Бухгалтерия КОРП» на «1С:ERP Управление предприятием» с изменением и автоматизацией бизнес-процессов на производстве и складе.

Задачи:

1. Настроить НСИ (базы, спецификации, номенклатуру) и провести сверку данных для подготовки к переносу.
2. Настроить подсистемы складской учет, закупки (обеспечение потребностей производства), производственное планирование и учет, продажи (отгрузка продукции).
3. Настроить подсистемы казначейство и взаиморасчеты (заявки на расходование денежных средств, платежный календарь), продажи (ценообразование, учет продаж), закупки (работа с поставщиками, учет цен), учет договоров.
4. Настроить подсистемы затраты и себестоимость, учет НДС, внеоборотные активы, регламентированный учет, ГОЗ и налоговый учет.

Реализация

Особенностью проекта стали масштабные изменения в производстве и других подразделениях предприятия, которые ранее отчитывались на бумаге и передавали информацию для учета в бухгалтерию. Внедрение 1С:ERP создало единую систему, в которой оперативно работает большое количество сотрудников, в том числе по планам производства и контролю выпуска, по ведению затрат в разрезе ГОЗ.

Создание единой информационной системы

Чтобы решить проблему ручного ввода и ведения учета на бумажных носителях, «1С:ERP Управление предприятием» сделали мастер-системой. Мы установили запрет на ввод и редактирование записей, поступивших из ERP, за исключением отдельных обменов.

В рамках проекта мы настроили двусторонний обмен 1С:ERP с 1С:ЗУП для отражения взаиморасчетов по заработной плате, налогов с ФОТ и резервов с ФОТ. Теперь из 1С:ЗУП заполняются НСИ по Физическим лицам в ERP, а в ERP-системе ведется учет выработки сотрудников с последующей интеграцией в 1С:ЗУП данных для расчета сдельной заработной платы.

Чтобы освободить сотрудников бухгалтерии от монотонной ручной работы, ускорить работу с платежными поручениями и получение банковских выписок, мы настроили типовую интеграцию с клиент-банком.

Целевая схема архитектуры решения в «ЦентрНасосСервис».

Миграция исторических данных

Из-за отсутствия единой системы в НСИ существовали дубли и неактуальные данные. Только типового механизма миграции было недостаточно, поэтому мы разработали концепцию поэтапного переноса исторических данных, разделив их на группы.

Такой подход, с одной стороны, более длительный и трудозатратный, но с другой, он сводит к минимуму количество ошибок и гарантирует, что никакие исторические данные не будут утрачены. Кроме того, в процессе миграции можно оптимизировать содержание НСИ: устранить дубли, удалить неактуальную информацию, систематизировать справочники с учетом новых бизнес-процессов.

Доработки типового функционала

Чтобы системы было проще обновлять и поддерживать, в своих проектах мы реализуем доработки без изменений или с минимальными изменениями конфигурации. Однако для предприятий с устоявшимися бизнес-процессами настройка ERP-системы всегда предполагает точечную работы с отдельными блоками.

В рамках проекта перехода с «1С:Бухгалтерия» на «1С:ERP Управление предприятием» мы автоматизировали следующие подсистемы:

1. Нормативно-справочная информация (НСИ). Для полноты и достоверности информации, повышения эффективности управленческих решений, улучшения совместимости учетных и отчетных документов мы выполнили 11 доработок, настроив блок НСИ, добавив дополнительные реквизиты.
2. CRM и маркетинг. Для автоматизации учета и контроля претензионной работы, мы доработали первичные документы и отчетные формы, добавили реквизиты в документы, обеспечив вывод печатных форм и работу с журналом претензий.
3. Продажи. Для автоматизации регистрации факта реализации товаров, в том числе услуг и продукции из давальческого сырья, учета в разрезе ГОЗ мы выполнили 20 доработок в части отчетных форм и первичных документов, и добавили реквизиты в документы.
4. Закупки. Для автоматизации управления циклом обеспечения производства ТМЦ выполнено 14 доработок для самостоятельной работы отдела снабжения (формирование заказов, отслеживание движений по заказам), а также автоматизированного учета по ГОЗ.
5. Склад и доставка. Для автоматизации складского учета в разрезе назначений ТМЦ и создания условий для оперативного отслеживания кладовщиками необходимой информации мы выполнили 20 доработок, включая настройку путевых листов и отчет по остаткам топлива в баке.
6. Производство. Для автоматизации учета позаказного производства с пооперационным планированием мы выполнили 45 доработок, включая добавление реквизитов в документы, доработку АРМ сменного задания, схемы переработчика, мобильной версии для оперативного учета операций.
7. Казначейство. Для автоматизации процесса формирования заявок на оплату отделом снабжения и создания управленческих отчетов для руководства, а также перераспределения нагрузки на бухгалтерию мы выполнили 7 доработок печатных форм и отчетов.
8. Регламентированный учет. Для ведения раздельного учета по направлениям деятельности и автоматизированного формирования отчетов по ГОЗ мы выполнили настройки типового функционала по аналогии с ранее действовавшей «1С:Бухгалтерия».

Кроме того, мы с нуля разработали три блока: «Входной контроль» для сотрудников отдела контроля качества, «Работа с договорами» для контроля дебиторской задолженности и управления ограничениями на отгрузку, «РКМ» для автоматизации формирования отчетных форм по ГОЗ с отдельным АРМ.