Внедрение ERP на предприятии для многих бизнесменов остается «черным ящиком». Непонятно, сколько это займет времени, сколько сил и средств понадобится, и к чему вообще быть готовым.
В статье на основе реальных кейсов и проектов рассказываем, из каких этапов состоит процесс внедрения ERP, с какими трудностями вы можете столкнуться на каждом из них и какая к ним нужна подготовка.
Что нужно знать перед стартом внедрения
Прежде чем говорить об этапах и стоимости, нужно честно ответить на вопрос: в чем для вашей компании будет заключаться эффективность внедрения ERP-системы? Часто бывает, что проект инициируется «потому что у конкурентов есть» или «головной холдинг заставляет». Это слабые мотиваторы.
Как определить цель?
Наши специалисты, на этапе планирования всегда задают клиенту прямые вопросы:
- Какие процессы тормозят развитие?
- Где компания теряет деньги?
- Какие ошибки повторяются из-за ручного труда?
Реальные причины для того, чтобы начинать переход:
- Снятие с поддержки старой системы (например, УПП) или уход вендора (как в случае с SAP).
- Рост производства (стало тяжело управлять, и старые инструменты не справляются).
- Необходимость раздельного учета по госзаказам (ГОЗ), который невозможен в простых бухгалтерских программах.
- Желание уйти от кассовых разрывов за счет автоматизации казначейства и платежного календаря.
Если ваши задачи внедрения ERP решаются учетом в «1С:Бухгалтерии» или складским учетом в «1С:Управление торговлей», внедрение ERP-системы на предприятии может быть избыточным. Это сложная и дорогая система. Но если вам нужно управлять производством, затратами, сложной логистикой и бюджетированием — без ERP не обойтись.
Этапы внедрения 1С:ERP
Этот план станет вашей дорожной картой внедрения 1С:ERP.
Предпроектное обследование и составление технического задания
Сначала наши специалисты приходят к вам на предприятие и проводят интервью с ключевыми сотрудниками — от производства до бухгалтерии. Это первый шаг плана внедрения 1С:ERP.
На этом этапе внедрения ERP важно зафиксировать, как устроены бизнес-процессы, выявить узкие места и собрать функциональные требования к системе. Цель – понять, какой из блоков внедрять в первую очередь, какие доработки могут потребоваться, а также примерно дать оценку по срокам.
Например, когда к нам обратился сервисный металлоцентр ООО «СГК», работавший на SAP, мы столкнулись с классической проблемой: система была жестко заточена под западные стандарты, а методология учета по РСБУ и МСФО в ней реализовывалась через «костыли». На этапе обследования мы буквально расшифровывали логику работы компании в SAP. Выяснилось, что многие вещи, которые сотрудники считали само собой разумеющимися, в 1С:ERP нужно настраивать принципиально иначе. Если бы мы не выявили все «скрытые» требования, на старте опытной эксплуатации система бы просто не заработала.
Следующий шаг – разработка технического задания. Это основа будущего проекта и свод законов, по которому будет жить система. Ошибка этом этапе – это не просто неверная строчка в коде, это риск потратить миллионы на автоматизацию того, что не нужно или не автоматизировать то, что критически важно.
Коротко: Первый этап – анализ бизнес-процессов на предприятии, который включает изучение функционала действующей системы и интервью с ключевыми сотрудниками для выявления узких мест и сбора требований. Это критически важно для успешной разработки технического задания, которое станет основой для внедрения системы автоматизации. Обычно на предпроектное обследование закладывают 1-3 месяца.
Моделирование и анализ
Итак, техническое задание написано, требования согласованы, архитектура утверждена. Казалось бы — дайте команду программистам, и пусть пишут код. Но в внедрении ERP-решения есть золотое правило, которое мы вынесли из сотен проектов: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать».
Этап функционального моделирования — это мост между теорией и практикой. Мы не уходим в «подполье» на полгода, чтобы потом выдать готовый продукт и услышать: «Это совсем не то, что мы хотели». Вместо этого мы показываем ключевым пользователям, как их будущая система будет работать уже сейчас, на тестовой базе.
Типовая 1С:ERP невероятно мощная. По нашему опыту внедрения ERP, система закрывает 80-90% потребностей даже сложного производства. Но всегда есть уникальные «фишки» — тот самый конкурентный опыт, который вы нарабатывали годами. Поэтому мы берем отдельные части в разных функциональных блоков типовой конфигурации 1С:ERP и «на горячую» настраиваем под ваши процессы, которые мы описали в ТЗ. Это помогает собрать обратную связь, вычислить критические моменты на берегу и выявить функциональные разрывы.
Для производственников мы показываем, как теперь будут выглядеть заказы на производство, как диспетчер видит загрузку мощностей. Для снабженцев — как работает платежный календарь и резервирование товаров под конкретные заказы. Для бухгалтеров — как закрывается месяц и в каких разрезах аналитики можно увидеть себестоимость.
Например, когда мы внедряли ERP для ООО «ПОЛИГОФ РУ», на этапе моделирования мы показывали заказчику стандартный механизм складского учета. Но когда дошли до демо-сессии с кладовщиками, выяснилось, что их терминалы сбора данных работают по протоколу, который «из коробки» не поддерживается. Если бы мы не провели эту демо-сессию с реальными пользователями, а ограничились общением с начальником ИТ, мы бы узнали об этом только в момент запуска, когда склады уже встали бы. Вместо этого мы зафиксировали «разрыв» и спроектировали правильную интеграцию еще до начала основной разработки.
На этом этапе также могут изменится сроки внедрения системы. Так, например, для «ЭККО» мы планировали выполнить экспресс-внедрение за 9 месяцев. Но когда начали моделирование, вскрылся огромный пласт особенностей бизнеса, которые были «зашиты» в старых доработках 1С:УПП. Казалось бы, типовая операция, а на деле — уникальный алгоритм расчета себестоимости, встроенный в недра старой системы. Пришлось пересматривать сроки и детально проектировать каждый такой участок. В итоге проект занял 15 месяцев, но система была принята и работает без сбоев.
Этап моделирования — это ваша страховка и возможность в короткие сроки увидеть будущее своими глазами, внести правки и утвердить окончательный облик системы. Вы перестаете гадать, что получится, и начинаете управлять результатом.
Коротко: На этапе моделирования и анализа ключевые пользователи могут увидеть, как будет работать система, а также выявляются функциональные разрывы и вносятся необходимые правки в ТЗ до начала основной разработки. Этот этап минимизирует риски и обеспечивает соответствие системы реальным потребностям бизнеса.
Разработка и настройка
Техническое задание утверждено, функциональные разрывы выявлены. Наступает этап, на котором проектная документация превращается в программный код и настройки системы. На этом этапе мы разделяем два параллельных направления работ: настройку и разработку.
Любая современная ERP-система, включая 1С:ERP, обладает множеством параметров, которые определяют, как именно будут учитываться те или иные хозяйственные операции. Настройка — это процесс выбора нужных опций из числа уже существующих в системе. На этом этапе мы приводим систему в точное соответствие с учетной политикой и бизнес-процессами предприятия.
Особое внимание уделяется проектированию структуры нормативно-справочной информации (НСИ). Сначала мы стандартизируем данные для переноса их в новые справочники. При необходимости создаем новые НСИ. После того как перенос завершился, мы настраиваем функционал с учётом необходимой иерархии, существующих стандартов и рекомендаций.
Допустим, мы неправильно настроили справочник «Номенклатура»: забыли добавить обязательное поле «Серия», не продумали иерархию групп или ошиблись в типах цен. Или неправильно спроектировали группы финансового учета. На этапе ввода первых документов все кажется нормально. Но когда доходим до закрытия месяца и расчета себестоимости, система «падает» или выдает чушь. А переделывать это задним числом, когда уже введены тысячи документов, — катастрофа.
Доработка необходима там, где функционал типовой системы не покрывает специфические потребности предприятия — в местах так называемых функциональных разрывов, выявленных на этапе моделирования.
-
Доработки могут быть локальными. Например, создание специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ) для конкретных категорий пользователей. Цель — упростить интерфейс, оставив на экране только те функции и документы, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей.
Для сотрудников лаборатории ООО «ПОЛИГОФ РУ» мы разработали АРМ, которое позволяет вводить фактические показатели качества готовой продукции и нормативы, заранее загруженные в систему. Сотрудник не видит складские или финансовые документы — только свою задачу.
-
Доработки могут быть более комплексными. Например, создание новых подсистем, нестандартных документов или сложных механизмов обмена данными с внешними системами и оборудованием.
Например, в кейсе Тульского оружейного завода для оперативной выдачи заданий рабочим на производстве и сбора данных о выполненных работах мы настроили инфокиоски с системой идентификации RFID, а для быстрого сбора данных из нескольких источников и создания дашбордов интегрировали ERP c cистемой бизнес-аналитики Modus BI.
Для средних и крупных проектов с содержательными доработками сроки разработки и настройки составляют от 3 до 6 месяцев. Мы применяем итеративный подход: промежуточные результаты демонстрируются заказчикам для оперативной сверки с ожиданиями.
Коротко: Проектная документация превращается в программный код и настройки системы. Особое внимание уделяется корректной настройке системы в соответствии с учетной политикой предприятия и устранению функциональных разрывов.
Опытная эксплуатация
Система настроена, доработки написаны и протестированы. Но бумага — это одно, а жизнь — совсем другое. Опытная эксплуатация — это этап, на котором система впервые попадает в руки реальных пользователей, которые начинают работать параллельно со старой системой. Зачем это нужно? Чтобы поймать все неучтенные нюансы до того, как старая система будет отключена.
Это позволяет сравнить результаты. Если цифры сошлись — отлично, система работает корректно. Если нет — нужно разбираться, где ошибка: в настройках, в доработках или в том, что пользователи что-то делают не так.
Например, в кейсе «ЭККО» мы обработали более 1086 заявок от пользователей. И это нормально. Этот этап внедрения ERP нужен, чтобы выявить все, что не учли на этапе проектирования и исправить последние шероховатости.
Срок опытной эксплуатации зависит от сложности учета и готовности пользователей. Но для ERP, как правило, достаточно 3-4 месяцев, чтобы пройти один полный производственный цикл.
Часто на этом этапе внедрения ERP-системы начинается обучение сотрудников. Один из главных страхов любого руководителя при переходе звучит так: «Наши сотрудники работали в старой системе 20 лет. Они не примут новую». Такая проблема действительно может возникнуть, но она решаема. И решается она правильно выстроенным процессом обучения и поддержки.
Инструкции нужны. Мы их пишем. Но мы реалисты и понимаем: в пылу работы, под давлением сроков, человек не будет открывать многостраничный документ. Ему нужно быстрое, конкретное решение здесь и сейчас. Поэтому дополнительно мы собираем сотрудников отдела, показываем на реальной базе, как выполнять их типовые операции. Отвечаем на вопросы сразу, в моменте. Если проводим внедрение удаленно, дополнительно используем видеоинструкции. Такое видео можно открыть в любой момент, поставить на паузу, повторить. На нашем опыте внедрения ERP- систем, это снимает нагрузку с более опытных коллег и с нашей поддержки.
Коротко: Система впервые используется реальными пользователями параллельно со старой платформой. Этап опытно-промышленной эксплуатации – критически важный период для выявления и исправления неучтенных нюансов, сбора отзывов пользователей и обучения сотрудников.
Промышленная эксплуатация
Опытная эксплуатация позади. Заявки обработаны, последние ошибки исправлены, пользователи научились работать в новой системе. Наступает момент, ради которого затевался весь проект, — отключение старой системы и начало комплексного внедрения ERP-системы.
Как правило дата полного перехода привязана к отчетной дате: началу квартала, полугодия или, что чаще всего, нового календарного года. Это удобно с точки зрения формирования отчетности и позволяет четко разделить: вот здесь работали по-старому, а начиная с этой даты — по-новому.
Но даже после принятия этого решения мы продолжаем поддерживать систему. Начинается следующий, не менее важный этап — постпроектное сопровождение. Как правило, сопровождение после внедрения ERP-системы длится 12 месяцев.
После запуска новой системы в промышленную эксплуатации мы передаем заказчику пакет документации.
- Инструкции на доработанный функционал. По каждому изменению, которое было сделано специально под заказчика, мы пишем понятную пользовательскую инструкцию: зачем этот документ, как его заполнять, на какие поля обращать внимание.
- Видеоинструкции. Мы записываем ролики, где показываем последовательность действий. Сотрудник может в любой момент открыть видео и посмотреть, как выполнить операцию, не отвлекая коллег и не создавая срочный запрос в поддержку.
- Доступ к 1С:ИТС. Это официальная база знаний фирмы «1С», где есть описание всего типового функционала системы. Если вопрос касается стандартных механизмов, ответ уже есть. Мы даем заказчику доступ к этому ресурсу.
- Техническое задание. Сам документ, который мы разрабатывали на этапе проектирования, с описанием логики работы системы. Когда через год придет новый сотрудник или возникнет потребность в развитии, ТЗ поможет быстро погрузиться в контекст.
Внедрение 1С: ERP Управление предприятием не заканчивается в день запуска. Самый ценные результаты и эффекты внедрения ERP вы получаете, когда система адаптируется к реальной жизни, а пользователи — к системе. Наша задача — сделать этот период максимально комфортным и безопасным для вас. Мы остаемся рядом, чтобы отвечать на вопросы, ставить обновления и помогать развивать систему дальше.
Коротко: На этапе промышленной эксплуатации мы отключаем старую систему и переходим на новую. Обычно дата полного перехода привязана к отчетной дате: началу квартала, полугодия или нового календарного года. После запуска начинается постпроектное сопровождение.
Частые вопросы о внедрении ERP: эффективность, сроки, возможности
Да, мы это регулярно делаем. Перенести в новую систему можно как типовые доработки, так и уникальные бизнес-процессы. 1С:ERP обладает широким функционалом, поэтому многие доработки при переходе могут не понадобится, так как уже реализованы в типовой версии.
С 1С:ERP можно настроить любую необходимую интеграцию. Например, с системами производственного учёта, системами бюджетирования, управления складом, транспортом, логистикой. Например, в случае с ООО «ПОЛИГОФ РУ» нам потребовалось настроить интеграцию с весовым терминалом, терминалом сбора данных и мобильной версией для сканирования штрихкодов.
С одной стороны, она напрямую зависит от самой компании-заказчика: готовы ли сотрудники включаться в процесс, выделяют ли руководители время ключевых специалистов на интервью и тестирование, насколько четко сформулированы цели. С другой стороны, критически важен выбор подрядчика для внедрения 1С:ERP. Опыт команды поможет создать работающую систему и подсветит «слепые зоны» — то, о чем вы даже не подумали спросить.
В проекте с «ЭККО», например, мы на этапе моделирования увидели, что уникальных исторических доработок гораздо больше, чем предполагалось изначально. Вместо того чтобы закрыть глаза и «как-нибудь доработать потом», мы честно пересмотрели сроки и архитектуру. Это сохранило дало работающую систему, а не «сырой продукт».
Поэтому главный совет: ищите подрядчика, который честно обследует предприятие, показывает демо-версию и говорит: «Вот здесь типовой функционал закроет ваши задачи, а вот здесь надо проектировать аккуратно».
