Пока компания небольшая, вести учет в нескольких программах и Excel кажется вполне удобным. Но по мере роста бизнеса увеличивается количество заказов, складов, подразделений и согласований. Данные начинают храниться в разных местах, сотрудники дублируют информацию вручную, а руководителю становится все сложнее получать актуальную картину по производству, запасам и финансам.
При этом многие предприятия по-прежнему считают, что 1С:ERP — решение исключительно для крупных производственных компаний. На практике ERP-системы уже давно внедряют предприятия малого и среднего бизнеса с численностью 30–200 сотрудников и 7–50 автоматизированными рабочими местами.
Разберем, в каких случаях небольшому предприятию действительно нужна ERP-система, когда достаточно более простых решений и каких результатов можно ожидать от внедрения.
Какие процессы можно автоматизировать на небольшом предприятии
Вы не обязаны запускать все 20 подсистем одновременно. Вот самые востребованные блоки ERP-системы для малого и среднего бизнеса:
- Склад и логистика. Адресное хранение, резервирование, серийные номера и сроки годности, подключение терминалов сбора данных.
- Производство: формирование заказов на производство, учет фактического выпуска, контроль расхода материалов, расчет себестоимости партии;
- Закупки: планирование закупок на основе потребностей производства и текущих остатков, автоматическое формирование заказов поставщикам;
- Продажи и взаиморасчеты: единая база заказов клиентов, контроль оплат, отгрузка только после резервирования;
- Казначейство: платежный календарь, контроль кассовых разрывов, заявки на расходование средств.
На практике небольшие предприятия нередко начинают проект с автоматизации 10–15 рабочих мест, постепенно подключая новые подразделения по мере развития системы. Типовая 1С:ERP «из коробки» закрывает основную часть бизнес-процессов средних или малых предприятий. Необходимость доработок зависит от специфики предприятия, отрасли и используемых технологий.
Денис Шестаков, руководитель отдела внедрения:
Если предприятие регулярно работает с государственными оборонными заказами, потребность в ERP возникает значительно раньше. Такие проекты требуют детального учета затрат, контроля исполнения заказов и прозрачной отчетности. В 1С:ERP эти инструменты уже предусмотрены, поэтому система позволяет автоматизировать большинство процессов, связанных с исполнением госконтрактов.Когда внедрение 1С:ERP может быть избыточным
Не каждой компании необходима система уровня ERP. Если бизнес-процессы остаются относительно простыми, зачастую можно обойтись конфигурациями проще. Например «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Комплексная автоматизация».
Если компании достаточно автоматизировать продажи, закупки, складской учет и базовое производство, возможностей 1С:УНФ или 1С:КА, как правило, достаточно. 1С:ERP имеет смысл рассматривать в случаях, когда необходимо синхронизировать работу производства, снабжения, склада, продаж и финансов, обеспечить единое планирование ресурсов по всему предприятию.
1С:Комплексная автоматизация
При выборе системы важно учитывать не только текущие потребности предприятия, но и планы развития на ближайшие несколько лет. Переход с одной информационной системы на другую всегда связан с переносом данных, адаптацией сотрудников и дополнительными затратами. Поэтому во многих случаях компании оценивают не только стоимость внедрения, но и вероятность того, что выбранное решение останется актуальным при дальнейшем росте бизнеса.
4 реальных проекта, где ERP уже работает
Чтобы понять, как работает 1С:ERP на средних и малых предприятиях, достаточно посмотреть на тех, кто уже внедрил решение. Ниже — четыре наших кейса с внедрением ERP для малого и среднего бизнеса с разными задачами и отраслями.
Этапы внедрения: что вас ждет на самом деле
Один из распространенных вопросов — сколько времени занимает внедрение. Ниже приведены основные этапы внедрения ERP-системы для малого или среднего предприятия.
1 этап. Предпроектное обследование, формирование ТЗ
Анализ бизнес-процессов, который включает интервью с ключевыми сотрудниками для выявления узких мест и изучение существующей системы. Это важно для успешной разработки технического задания, которое станет основой для внедрения системы автоматизации.
Примерный срок: 2 месяца2 этап. Моделирование будущей системы и анализ.
На этом этапе ключевые пользователи могут увидеть, как будет работать система, выявляются функциональные разрывы и вносятся необходимые правки в ТЗ до начала основной разработки. Этот этап минимизирует риски и обеспечивает соответствие системы реальным потребностям бизнеса.
Примерный срок: 2 месяца3 этап. Настройка конфигурации и разработка.
Проектная документация превращается в программный код и настройки системы. Особое внимание уделяется проектированию структуры нормативно-справочной информации (НСИ). А также дорабатываем типовой функционал в тех местах, где он не покрывает специфические потребности предприятия.
Примерный срок: 4 месяца4 этап. Опытная эксплуатация системы.
Система используется реальными пользователями параллельно со старой платформой. На этом этапе выявляют оставшиеся несоответствия бизнес-процессам, собирают обратную связь пользователей и проводят дополнительное обучение сотрудников.
Примерный срок: 4 месяца 5 этап. Промышленная эксплуатация системы.Отключение старой системы и переход на новую. После успешного внедрения решения начинается постпроектное сопровождение. Специалисты помогают пользователям освоить систему, консультируют по возникающим вопросам, устанавливают обновления и при необходимости развивают функциональность.
Окупаемость внедрения ERP
При подобных затратах хочется знать срок, через который проект окупится для малого и среднего бизнеса. В разных проектах первые результаты могут проявляться в разные сроки в зависимости от масштаба внедрения и поставленных целей.
Когда становятся заметны эффекты от внедрения?- Первые 3–6 месяцев: улучшается дисциплина платежей (казначейство), начинаете видеть реальные остатки на складах, сокращаются срочные закупки.
- К 6–9 месяцам: снижается брак и перерасход материалов.
- Через 12–18 месяцев: во многих проектах основные эффекты проявляются в течение первого года после запуска.
Однако фактический срок окупаемости рассчитывается индивидуально и зависит от целей проекта, стоимости внедрения и достигнутых изменений в работе предприятия. Ниже приведены усредненные данные по проектам внедрения 1С:ERP для малых и средних предприятий (численностью 30-200 человек). Цифры основаны на анализе десятков реальных внедрений за последние годы.
Нужно учитывать, что приведенные показатели являются усредненными. Фактический эффект зависит от зрелости бизнес-процессов, уровня автоматизации до начала проекта, качества нормативно-справочной информации и степени вовлеченности сотрудников в изменения. На предприятиях с уже выстроенными процессами прирост может быть менее заметным, тогда как компании с большим количеством ручных операций зачастую получают эффект значительно быстрее.
Заключение
Если с ростом предприятия становится сложнее вести учет, контролировать процессы и получать актуальную информацию, стоит оценить, насколько существующая система отвечает новым потребностям бизнеса.
При выборе решения важно учитывать не только текущие задачи, но и планы развития предприятия. Это поможет подобрать систему, которая будет поддерживать бизнес не только сегодня, но и в дальнейшем, без необходимости менять ее по мере масштабирования компании.
Даже если внедрение ERP пока не входит в ближайшие планы, анализ существующих процессов поможет понять, какие задачи уже сегодня требуют автоматизации, какие можно решить существующими инструментами, а какие потребуют перехода на более функциональную систему.
